Вакансия в архиве
№ 32114663
30 июля
Работа в Луге / Вакансии / Административная работа, секретариат, АХО / Офис-менеджер

Офис-менеджер

Площадь Восстания, Санкт-Петербург, Пушкин, Фуражный переулок, 3
Опыт работы от 1 года, полная занятость
По договорённости
Обязанности:
  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование.
  • При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Обрабатывать и учитывать всю входящую и исходящую из офиса информацию и передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Постоянно контролировать электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня;
  • Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам; Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров.
  • Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи, готовить сводные отчёты перед совещаниями.
  • Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании.
  • Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • Вести учёт рекламных воздействий и отклики по ним. Планировать рекламные акции и обеспечивать их рекламными материалами. Обеспечивать контроль за наполняемостью всех каналов коммуникации;
  • Отвечать за информационную политику компании;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.



Требования:
  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXCEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом; Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста; Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники; Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений


Условия:

В офисе. С 9-18 часов. Обед 1 час. Всё по ТК РФ.


Описание компании:
Компания занимается разработкой, изготовлением и продажей медицинской техники для медицинских учреждений и индивидуального использования, а также организацией сетей дистанционных консультаций.

контакты

Чтобы связаться с этим работодателемсоздайте резюме и откликнитесь на вакансию.

Вакансия в архиве
№ 32114663
30 июля
Оставьте ваши контакты для работодателей
Есть отличные компании, которые не размещают вакансии, но ведут подбор по открытым резюме − помогите им найти вас!
Нажимая «Продолжить», вы подтверждаете, что согласны с правилами работы сервиса

похожие вакансии

  • 18:08Санкт-Петербург
    Поиск и сбор информации и материалов, необходимая руководству для осуществления эффективной деятельности. Составление справочных…
    Мы ищем активного и гибкого человека, который будет действительно помощником нашему руководству. Грамотная устная и письменная…
  • от 35 000 руб./месяц
    16:29Санкт-Петербург, Площадь Александра Невского 2
    Обеспечивает установленный в Компании порядок ведения документооборота (ведение стандартных журналов, электронный документооборот…
    Приятный в общении, позитивный, исполнительный, с высоким уровнем самодисциплины сотрудник. Уверенное владение ПК (Word,Excel…
  • от 30 000 руб./месяц
    15:43Санкт-Петербург, Обухово
    Встреча гостей и клиентов компании. Своевременное пополнение нужных запасов расходных материалов и канцелярских принадлежностей
    Коммуникабельность. Грамотная устная и письменная речь. Умение работать в режиме многозадачности. Ответственность. Пунктуальность
  • 30 000  35 000 руб./месяц
    15:16Санкт-Петербург, Нарвская, Балтийская
    Прием посетителей и распределение телефонных звонков; Делопроизводство; Ведение реестра договор, реестров входящей и исходящей…
    Умение работать с оргтехникой; Грамотная устная и письменная речь; Презентабельный внешний вид; Знание делового этикета и…
  • от 35 000 руб./месяц
    14:52Санкт-Петербург, Чкаловская
    Обеспечение жизнедеятельности офиса. Ведение документооборота и отчетности. Взаимодействие с контрагентами, управляющей компанией…
    Знание офисных программ. Знание бухгалтерских программ 1С, навыки работы в бухгалтерии. Умение пользоваться оргтехникой. Умение…
  • 35 000  40 000 руб./месяц
    14:11Санкт-Петербург
    Ведение документооборота, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, регистрация, архивирование. Приём и распределение…
    Опыт работы делопроизводителем, секретарём, офис-менеджером, помощником руководителя (обязательное требование). Грамотная…